KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ VE KORUNMASI POLİTİKASI

1. AMAÇ
Muallimköy Mah. Deniz Cad. Muallimköy T.G.B. 1.Etap Sitesi 1.1.C1 Blok No: 143/8 İç Kapı No: Z01 Gebze/KOCAELİ adresinde mukim Cetvel Yazılım Anonim Şirketi (“Şirket” veya “CETVEL”) olarak hizmetlerimizi en iyi şekilde sunmak amacıyla birtakım kişisel verilerinizi 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVK Kanunu”) ve ilgili mevzuata uygun olarak toplamakta ve işlemekteyiz. İşbu Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikası (“Politika”), kişisel verilerinizin hangi amaçlarla işlendiği, hangi üçüncü kişilere aktarıldığı, kişisel verilerinize ilişkin haklarınızı ve CETVEL’in kişisel verilerin işlenmesi ve korunması bakımından yükümlülüklerini belirlemek ve göstermek amacıyla hazırlanmıştır.

2. KAPSAM
İşbu Politika, aşağıdaki kişilere ait edindiğimiz kişisel verilerin işlenmesine ilişkin faaliyetlerimizi kapsamaktadır:

• Şirketimizin ve grup şirketlerimizin temsilcisi, vekili ve hissedarları,
• İş ortaklarımızın çalışanı, temsilcisi ve vekili,
• Tedarikçilerimizin çalışanı, temsilcisi ve vekili,
• Müşterilerimiz ve potansiyel müşterilerimiz,
• Çalışan adayları ve stajyer adayları,
• Kamu/özel kurum ve kuruluşu çalışanları,
• CETVEL çalışanlarının aile üyeleri,
• Hukuken yetkili kişiler,
• Ziyaretçilerimiz,
• Diğer üçüncü kişiler.

3. TANIMLAR VE KISALTMALAR
İşbu Politika’da yer alan tanımlar aşağıda belirtildiği anlamlarda kullanılacaktır:

• Kişisel Veri: Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi.
• Özel Nitelikli Kişisel Veri: Irk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar, kılık kıyafet, dernek vakıf ya da sendika üyeliği, sağlık, cinsel hayat, ceza mahkumiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili veriler ile biyometrik ve genetik veriler.
• İlgili Kişi: CETVEL tarafından kişisel verisi işlenen gerçek kişiler.
• Kişisel Verilerin İşlenmesi: Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hale getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem.
• Açık Rıza: Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rıza.
• Anonim Hale Getirme: Kişisel verinin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesi.
• KVK Kanunu: 7 Nisan 2016 tarihli ve 29677 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan, 24 Mart 2016 tarihli ve 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu.
• KVK Kurulu: Kişisel Verileri Koruma Kurulu.
• KVK Kurumu: Kişisel Verileri Koruma Kurumu.
• Politika: CETVEL Kişisel Verilerinin Korunması ve İşlenmesi Politikası.
• Veri Sorumlusu: Kişisel verilerin işlenme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, verilerin sistematik bir şekilde tutulduğu yeri yöneten kişi.
• Veri İşleyen: Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel veri işleyen gerçek ve tüzel kişi.

4. İŞLEDİĞİMİZ KİŞİSEL VERİLER
Veri Sorumlusu sıfatıyla, aşağıdaki kişisel veriler dahil olmak üzere birtakım kişisel verilerinizi işlemekteyiz:

• Kullanıcılar için:
  • Kimlik Bilgisi: Ad, soyad bilgileri.
  • İletişim Bilgisi: E-posta, telefon numarası, cep telefonu bilgileri.
  • Müşteri İşlem Bilgisi: Sektör bilgileri, kullanılan evrak tipi, talep ve şikayet bilgileri.
  • Görsel Kayıtlar: Tercihe bağlı olarak Cetvele ait uygulamada yüklenen profil fotoğrafı.
• Veri sahibi diğer ilgili kişiler için:
  • Kimlik Bilgisi: TCKN, Pasaport No, adı-soyadı, imza, fotoğraf, doğum yeri, doğum tarihi, yaşı, nüfus cüzdanı seri numarası, ehliyet fotokopileri vs.
  • İletişim Bilgisi: Kişilerin e-posta, telefon numarası, cep telefonu, sosyal medya hesapları vs.
  • Lokasyon Bilgisi: Konum bilgileri, ev ve işyeri adresi vs.
  • Hukuki İşlem Bilgisi Adli makamlarla yazışmalardaki bilgiler, dava dosyasındaki bilgiler (icra bilgisi) vs.
  • Müşteri İşlem Bilgisi: Çağrı merkezi kayıtları, fatura, senet, çek bilgileri, gişe dekontlarındaki bilgiler, müşteri talep ve şikayet bilgileri vs.
  • Fiziksel Mekan: Güvenliği Bilgisi Ziyaretçilerin giriş çıkış kayıt bilgileri, CCTV kamera kayıtları vs.
  • İşlem Güvenliği Bilgisi: IP adresi bilgileri, internet sitesi giriş çıkış bilgileri, şifre ve parola bilgileri vs.
  • Finansal Bilgi Bilanço bilgileri, finansal performans bilgileri, kredi ve risk bilgileri, malvarlığı bilgileri, IBAN ve banka hesap bilgisi, borç tutar bilgileri vs.
  • Mesleki Deneyim Bilgisi CV’ler, özgeçmiş bilgileri, iş başvuru formu, kurs, sertifika bilgileri ve diploma bilgileri, meslek içi eğitim bilgileri, iş mülakatlarında ilettiğiniz geçmiş eğitim ve meslek bilgileri, sertifikalar, transkript bilgileri, sahip olunan referans bilgileri vs.
  • Pazarlama Bilgisi: Çerez kayıtları vs.
  • Görsel ve İşitsel Kayıtlar: Fotoğraf, video, ses kaydı vs.
  • Dernek Üyeliği: Çalışan veya stajyer adaylarının özgeçmişlerinde yer alan dernek üyeliği bilgileri.
  • Vakıf Üyeliği: Çalışan veya stajyer adaylarının özgeçmişlerinde yer alan vakıf üyeliği bilgileri.
  • Aile Üyeleri Bilgisi Kişinin aile üyelerine ait ad, soyad, telefon numarası bilgisi.
  • Askerlik Durumu Bilgisi Çalışan veya stajyer adaylarının özgeçmişlerinde yer alan askerlik durumu bilgisi.

5. KİŞİSEL VERİ TOPLAMA YÖNTEMİMİZ
Kişisel verilerinizi aşağıda belirtilen kanallar üzerinden topluyoruz:

• E-posta, SMS, kartvizitler,
• Telefon, Faks,
• CCTV (Kapalı Devre Kamera Kayıtları),
• Fiziki form,
• İnternet sitemiz,
• Uzaktan erişim sağlayan platformlar,
• Posta, kargo ya da kurye hizmetleri,
• Yüz yüze görüşmeler,
• Diğer fiziki ve elektronik ortamlar.

6. KİŞİSEL VERİ İŞLEME AMAÇLARIMIZ
CETVEL olarak işlediğimiz kişisel verilerinizin mahremiyetine oldukça önem veriyor ve KVK Kanunu’nda belirtilen genel ilke ve işleme şartlarına uygun olarak kişisel verilerinizi topluyor ve işliyoruz. Bu bağlamda kişisel verilerinizi aşağıdaki amaçlar ile sınırlı olarak işleyeceğiz:

• Ürün ve/veya hizmetlerimizin sunulabilmesi ve ürünlerimizin satış süreçlerinin yürütülmesi,
• Ürünlerimizin kullanıcılarımız ve abonelerimiz tarafından kullanılabilmesi,
• Üyelik işlemlerinin gerçekleştirilmesi,
• Abonelerimizin ürün ve hizmetlerini, CETVEL platformu üzerinden son kullanıcıya pazarlayabilmesi,
• Yeni iş ortakları ve üçüncü taraf firmaları belirlemek amacıyla görüşmelerin yapılması,
• Ürün ve/veya hizmet alım süreçlerinin yürütülmesi,
• İhtiyaçlarınız ve talepleriniz doğrultusunda ürün ve hizmetlerimizin güncellenmesi, özelleştirilmesi ve geliştirilmesi,
• Ürün ve hizmetlerimizdeki problemlerin çözülmesi, hata, sorun ve bugların tespit edilmesi, bunların giderilmesi ve kullanıcılarımıza daha iyi bir deneyimin sunulması,
• Müşterilerimizin talebi üzerine ürün ve hizmetlerimiz hakkında size gerekli eğitimlerin ve bilgilendirmelerin verilebilmesi, programlarımızın nasıl kullanılacağının izah edilmesi,
• Müşterilerimizin talebi üzerine ücretli eğitimlerin verilmesi,
• Müşteri ilişkileri süreçlerinin yürütülmesi,
• Çağrı merkezi ve uzaktan destek hizmetlerinin sağlanması,
• İnternet sitelerimizde ziyaretçilerimizin tecrübesini iyileştirmek, talep ve sorunları tespit etmek ve aramalarını hızlı sonuçlandırmak amacıyla çerezlerin yönetilmesi. (Daha detaylı bilgi için web sitemizdeki Çerez Politikamıza bakabilirsiniz)
• Ticari faaliyetlerimizi yürütmeye devam etmek amacıyla iletişim bilgilerinizin güncellenmesi ve bu güncel bilgilerinizin ilgili kurumlarımız, topluluk şirketlerimiz,
• Satış veya destek hizmetlerine gelen anahtar teslim talebinin gerçekleştirilmesi,
• İş süreçlerinizi analiz ederek ürün ve hizmetlerimizin süreçlerinize uygun hale getirilmesi ve önerileriniz, istekleriniz ya da raporlarımız doğrultusunda iyileştirilmesi, tarafınızca yapılan herhangi bir şikayetin incelenmesi ve yanıtlanması,
• Yanlış ödeme yapanlara ödemenin iadesi işlemlerinin yürütülmesi ve bu iadelerin CETVEL tarafından görüntülenmesi,
• Müşteri memnuniyetine yönelik aktivitelerin yürütülmesi,
• Tahsilat takibinin yapılması,
• Kullanıcılarımızın deneyimlerinin iyileştirilmesi,
• Sosyal medya ve kurumsal iletişim süreçlerinin planlanması ve icra edilmesi,
• Pazarlama faaliyetlerinin yürütülmesi, reklam/kampanya/promosyon süreçlerinin yürütülmesi,
• Yeni ürün veya hizmetlerimiz, mevcut ürün veya hizmetlerimizdeki değişiklikler ile kampanyalarımız ve promosyonlarımız hakkında sizlerin bilgilendirilmesi,
• Üçüncü kişilerin CETVEL uygulamalarına davet edilmesi,
• Müşterilerimizin kendi müşterileri adına hesap açabilmesi,
• Müşterilerin Portal kaydının oluşturulabilmesi,
• Potansiyel ve mevcut müşterilerimize e-bülten gönderilmesi,
• İnternet sitemiz üzerinden bilgi talep eden kişilere gerekli bilgilendirmelerin yapılması,
• e-Fatura, e-arşiv, e-irsaliye, e-müstahsil, e-ihracat, e-serbest meslek makbuzu gibi e- belge başvurularının alınması,
• Müşterilerimizin cari kart açabilmesi, CETVEL uygulamaları hesabını açabilmesi ve mevcut kaydını güncelleyebilmesi, e-fatura hesabı açabilmesi,
• Herhangi bir problem olması durumunda müşteri hesabının takibinin yapılabilmesi,
• İş ortağı firmalar üzerinden belirli süreli çalışan temin edilmesi,
• İş ortağı memnuniyetinin sorgulanması,
• İş faaliyetlerimizin yönetilmesi, yürütülmesi ve denetlenmesi, iş sürekliliğinin
• Finans ve muhasebe işlerinin yürütülmesi,
• Bina ve tesislerimizin fiziksel mekan güvenliğinin sağlanması ve ziyaretçi kayıtlarının oluşturulması ve takibinin sağlanması,
• Yazılımlarımızın ve sistemlerimizin güvenliğinin sağlanması ve bilgi güvenliği süreçlerinin yürütülmesi,
• Çalışanlarımızın yakınları için yan haklar ve menfaatler sağlanması,
• Acil durumlarda çalışanların yakınlarına ulaşılması,
• Çalışan adaylarının iş başvurularının değerlendirilmesi, mülakatların ve görüşmelerin
• Şirketimiz tarafından ticari kredi kartlarının çıkarılması,
• Etkinlik ve organizasyonların düzenlenmesi,
• Yasal mevzuatlara uyum sağlanması ve hukuki yükümlülüklerimizin yerine getirilmesi.

7. İŞLEMEYE YÖNELİK HUKUKİ SEBEPLERİMİZ

• KVK Kanunu madde 5/1 uyarınca kişisel verilerinizi işlemek için açık rızanızı aldığımız haller.
• KVK Kanunu madde 5/2(a) uyarınca, kanunlarda açıkça öngörülmesi.
• KVK Kanunu madde 5/2(c) uyarınca, bir sözleşmenin kurulması veya ifası için kişisel verilerinizin gerekli olması. Örneğin, abonelerimizin veya kullanıcılarımızın CETVEL uygulamalarını kullanmalarının sağlanması.
• KVK Kanunu madde 5/2(ç) uyarınca, CETVEL’in hukuki yükümlülüğünü yerine
• KVK Kanunu madde 5/2(e) uyarınca, CETVEL’in kendi hakkını tesis etmesi,
• KVK Kanunu madde 5/2(f) uyarınca, CETVEL’in meşru menfaati için gerekli olması.
• KVK Kanunu madde 6/2 uyarınca özel nitelikli kişisel veriler için açık rıza alınması.

8. KİŞİSEL VERİLERİN AKTARILMASI
Kişisel verilerinizi, KVK Kanunu’nun 8. ve 9. maddelerinde belirtilen işleme şartlarına uygun olarak, Bölüm 7’de belirtilen amaçlarımız doğrultusunda,

• Destek, pazarlama, satış, ürün geliştirme faaliyetlerinin yürütülmesi bakımından yurt içindeki ve yurt dışındaki iş ortaklarımıza,
• E-fatura hizmetlerinin verilmesi bakımından tedarikçilerimize,
• Hukuki yükümlülüğümüzün yerine getirilmesi ve adli veya idari mercilerden gelen talepler ve denetimler kapsamında bilgi talep edilmesi ve oluşabilecek uyuşmazlıklarda gerekli hukuki aksiyonların alınması bakımından yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına,
• Satış faaliyetlerinin gerçekleştirilmesi bakımından topluluk şirketlerimize,
• Hissedarlarımıza,
• Hukuki yükümlülüğümüzün yerine getirilmesi ve adli veya idari mercilerden gelen talepler ve denetimler kapsamında bilgi talep edilmesi ve oluşabilecek

CETVEL, kişisel verilerinizi aşağıdaki şartlardan birinin sağlanması halinde yurt dışındaki üçüncü kişiler ile paylaşabilmektedir:

• Yurt dışına aktarma faaliyetine açık rıza göstermeniz halinde,
• Kişisel verileri aktaracağımız ülkede yeterli korumanın bulunması halinde, veya Ülkede yeterli korumanın bulunmaması halinde kişisel verilerin aktarılacağı taraf ile beraber yeterli bir korumayı yazılı olarak taahhüt etmesi ve KVK Kurulu’nun bu taahhüdü onaylaması halinde.

9. KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMASI VE İMHASI
Politikada yer alan amaçlar doğrultusunda işlenen kişisel verileriniz KVK Kanunu’na ve Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik’e uygun olarak saklanacak ve imha edilecektir. CETVEL, kişisel verilerinizi Cetvel Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikası’na uygun olarak saklamakta ve imha etmektedir. Kişisel verilerinizi güvenli olarak saklamaya ve imha etmeye ilişkin aldığımız tedbirleri ve belirlediğimiz saklama ve imha sürelerini öğrenebilmek için Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikamız’ı [email protected] adresi üzerinden talep edebilirsiniz.

10. KİŞİSEL VERİLERİN GÜVENLİĞİNİN SAĞLANMASI
CETVEL olarak hizmetlerimizi sunarken işlediğimiz kişisel verilerin güvenliğini KVK Kanunu ve ilgili mevzuata uygun olarak sağlamaktayız. Bu kapsamda CETVEL, işlediği kişisel verilerin hukuka uygunluğunu sağlamak, hukuka aykırı olarak erişilmesini önlemek ve muhafazasını sağlamak için uygun güvenlik önlemlerini almakta ve ihtiyaç görülen güvenlik teknolojilerini bünyesinde barındırmaktadır. CETVEL, kişisel verilerin güvenliğini sağlamak amacıyla aldığı teknik ve idari tedbirlere yönelik Kişisel Veri Güvenliği Politikası hazırlamış ve uygulamaktadır. Ayrıca, veri sorumlusu sıfatıyla işlediğimiz özel nitelikli kişisel verilerin güvenliğini sağlamak amacıyla birtakım ek teknik ve idari tedbirler almaktayız. CETVEL, bu tedbirleri belirlemek amacıyla Özel Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Güvenliği Politikası oluşturmuş ve uygulamaktadır. CETVEL bu bölümde bahsedilen iki politika ve genel kabul gören iyi uygulamalara göre hareket ederek işlenen kişisel verilerin güvenliğini sağlamaktadır.

11. KİŞİSEL VERİLERİNİZE İLİŞKİN HAKLARINIZ VE BAŞVURU
İlgili Kişi olarak, KVK Kanunu’nun 11. maddesi uyarınca kişisel verilerinize ilişkin aşağıdaki haklara sahipsiniz:

• Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
• Kişisel verileriniz işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
• Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
• Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
• Kişisel verilerinizin eksik veya yanlış işlenmiş olması halinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• 6698 sayılı KVK Kanunu ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel verilerinizin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin,
• İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
• Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız halinde bu zararın giderilmesini talep etme.

Bu haklarınıza ilişkin taleplerinizi internet sitemizdeki İlgili Kişi Başvuru Formu üzerinden gönderebilirsiniz. Başvurunuz ücretsiz olarak yerine getirilecektir. Ancak talep edilen işlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi halinde, Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından belirlenen tarifedeki ücretler başvurandan talep edilecektir. Başvurularınız, talebin niteliğine göre mümkün olan en kısa sürede ve en geç otuz gün içinde yazılı veya elektronik ortamdan cevaplanacaktır. Talebinizin reddedilmesi halinde, başvurunuz gerekçeli olarak yanıtlanacaktır.